Planlægning af gode møder og workshops

Jeg har før skrevet om facilitatorens gode spørgsmål. Her vil jeg gerne dele, hvad jeg gør, når jeg planlægger møder og workshops.

Hvorfor facilitering?

Jeg har deltaget i for mange møder i mit liv, der var kedelige, uproduktive og resultatløse. De fleste af disse møder er endt sådan, fordi der ikke var nogen, der tog ansvar for dem. Formålet var ikke præciseret, mødeindholdet var ikke planlagt og ingen tog ansvar for, hvordan mødet blev afholdt. Hvordan var disse møder? Ligesom de plejede at være. Man mødtes, orienterede sig om mødets indhold som det første og talte sig igennem punkt for punkt. Alle bød ind med lige, hvad de havde lyst til. Alle blev hørt – og lige pludselig var tiden gået. 

Når et møde bliver faciliteret, har man mulighed for at skabe en stærk samarbejdskultur, fordi man gennem faciliteringen kan sætte deltagernes relevante viden i spil. Man kan få det bedste frem i deltagerne. Det eneste, det kræver, er en række procesværktøjer – og en god planlægning. Den gode facilitator gør det let for deltagerne at samarbejde, at komme med ideer, erfaringer og viden, at tage ansvar og at finde løsninger sammen.

planlæg gode møder

Hvem skal facilitere?

En facilitators opgave er at sørge for, at mødet afvikles på den måde, der fungerer bedst for deltagerne, og så mødet opfylder sit formål. Facilitators rolle er at have fokus på processen og være neutral i forhold til mødets faglige indhold.

Derfor kan det være svært for den, der er faglig og organisatorisk ansvarlig for mødet, også at påtage sig procesansvaret, og det kan derfor være bedst at bede en anden i virksomheden om at påtage sig opgaven – eller at lade en professionel ekstern facilitator, som fx ARTS in BUSINESS, påtage sig opgaven.

Hvorfor planlægge?

Jeg gør meget ud af planlægningsfasen, når jeg skal facilitere et møde. Men jeg gør også meget ud af selve planlægningen, fordi jeg så kan være så fleksibel som mulig i min facilitering af mødet. Det giver mig mulighed for at afvige fra planen, når der er brug for det.

Er der fx et emne på mødet, der ikke kan bearbejdes færdigt på den afsatte tid, kan jeg via min plan vurdere, hvordan jeg bedst kan rykke rundt på resten af mødet – og alligevel opnå det, som er aftalt som mødets mål. Jeg kan også nemmere inddrage deltagerne i denne vurdering og lade dem være med til at prioritere den resterende tid.

Flowet i mødet

Når jeg planlægger møder, arbejder jeg med en række faser:

  1. Komme-til-stede
  2. Hvorfor er vi samlet – hvad skal vi opnå?
  3. Input til inspiration til/perspektivering af dagens emne
  4. Deltagerne arbejder med emnet (folder emnet ud)
  5. Refleksion over dette arbejde
  6. Hvilke muligheder vælger vi at arbejde videre med (folder emner ind)
  7. Hvilke planer kan vi lægge for det videre arbejde? Hvem har ansvar?
  8. Afslutning af mødet

Når jeg planlægger møder, tager jeg tre hensyn: 

  1. Hvordan kan deltagerne og deres viden komme bedst i spil?
  2. Hvordan fordeler energien sig hen over mødet?
  3. Hvordan bidrager det enkelte mødepunkt til mødets formål?

Drejebogen

Jeg arbejder med en drejebog, der indeholder seks kolonner: 

  1. Minutter – hvor lang tid er denne del af mødet planlagt til at tage?
  2. Tid – hvad er klokken, når vi når til dette punkt?
  3. Budskab – hvad er det centrale emne eller budskab, vi skal bearbejde?
  4. Proces – hvordan skal vi arbejde med emnet?
  5. Hvem – hvem har ansvar for denne del af mødet?
  6. Materialer – hvilke materialer skal vi have klar? 

Og så beskriver jeg hver af mødets faser i drejebogen – og finder ud af hvor meget, der realistisk kan nås på den afsatte tid.

Drejebogen er også et godt redskab, når der er andre end en selv, der er med til at afvikle mødet. Drejebogen sikrer, at tiden bliver styret, og at det er de processer, der bedst sikrer mødets formål, der bliver anvendt. Samtidig bliver de ideer og løsninger, man er nået frem til på mødet, bedst muligt forankret hos de deltagere, der har været med til at skabe dem.

I ARTS in BUSINESS brænder vi for at fremme det nytænkende samarbejde på arbejdspladser. Vi tilbyder forløb og workshops, der inspirerer, motiverer og udvikler lederteams, afdelinger og projektgrupper.

Vores læringsteams består af en professionel kunstner og en erhvervserfaren proceskonsulent. Kunstneren bidrager med perspektiver, øvelser og historier hentet fra kunstens verden, og proceskonsulenten bidrager med processer hentet i den systemiske metode. I et levende og kvalificeret ”øvelokale” skabes der gennem involverende øvelser oplevelser, dialog og refleksion, der igen skaber nye måder at samarbejde på.

Hvis du vil vide mere: Kontakt Lene Bornemann tlf. + 45 22 40 21 80

Hvis du synes godt om dette indlæg, skulle du tilmelde dig vores nyhedsbrev der kommer ca. 6 gange om året med historier om kreativitet, ledelse, organisationsudvikling og hvad vi ellers er nysgerrige på.

LB@ARTSinBUSINESS.DK – WWW.ARTSinBUSINESS.DK – følg os på: LinkedInTwitter